辦公室Excel技巧53例
1、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符？
例如：在單位的人事數(shù)據(jù)，在excel中輸入后，由于上級(jí)要求在原來的職稱證書的號(hào)碼全部再加兩位，即要在每個(gè)人的證書號(hào)碼前再添上兩位數(shù)13，如果一個(gè)一個(gè)改的話實(shí)在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法，省時(shí)又省力：
1）假設(shè)證書號(hào)在A列，在A列后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，插入一列，為B列；
2）在B2單元格寫入： ="13" & A2 后回車；
3）看到結(jié)果為 13xxxxxxxxxxxxx 了嗎？鼠標(biāo)放到B2位置，單元格的下方不是有一個(gè)小方點(diǎn)嗎，按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動(dòng)直到結(jié)束。當(dāng)你放開鼠標(biāo)左鍵時(shí)就全部都改好了。
若是在原證書號(hào)后面加13 則在B2單元格中寫入：=A2 & “13” 后回車。
2、如何設(shè)置文件下拉窗口的zui下面的zui近運(yùn)行的文件名個(gè)數(shù)？
打開“工具”，選“選項(xiàng)”，再選“常規(guī)”，在“zui近使用的文件清單”下面的文件個(gè)數(shù)輸入框中改變檔數(shù)目即可。若不在菜單中顯示zui近使用的文件名，則將“zui近使用的文件清單”前的復(fù)選框去掉即可。
3、在EXCEL中輸入如“１-１”、“１-２”之類的格式后它即變成１月１日，１月２日等日期形式，怎么辦？
這是由于EXCEL自動(dòng)識(shí)別為日期格式所造成，你只要點(diǎn)擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數(shù)字”菜單卷標(biāo)下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了。
4、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動(dòng)定時(shí)保存檔？
點(diǎn)擊“工具”菜單“自動(dòng)保存”項(xiàng)，設(shè)置自動(dòng)保存檔夾的間隔時(shí)間。如果在“工具”菜單下沒有“自動(dòng)保存”菜單項(xiàng)，那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動(dòng)保存”，“確定”。然后進(jìn)行設(shè)置即可。
5、用Excel做多頁的表格時(shí)，怎樣像Word的表格那樣做一個(gè)標(biāo)題，即每頁的*行（或幾行）是一樣的。但是不是用頁眉來完成？
在EXCEL的文件菜單－頁面設(shè)置－工作表－打印標(biāo)題；可進(jìn)行頂端或左端標(biāo)題設(shè)置，通過按下折迭對(duì)話框按鈕后，用鼠標(biāo)劃定范圍即可。這樣Excel就會(huì)自動(dòng)在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。
6、在Excel中如何設(shè)置加權(quán)平均？
加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到，并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個(gè)單位值（如單價(jià)）平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個(gè)除法算式），分母是各個(gè)量值之和，分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。
7、如果在一個(gè)Excel檔中含有多個(gè)工作表，如何將多個(gè)工作表一次設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳？如何才能一次打印多個(gè)工作表？
把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處（若你沒有特別設(shè)置的話，Excel自動(dòng)設(shè)置的名稱是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后點(diǎn)右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項(xiàng)，這時(shí)你的所有操作都是針對(duì)全部工作表了，不管是設(shè)置頁眉和頁腳還是打印你工作表。
8、EXCEL中有序號(hào)一欄，由于對(duì)表格進(jìn)行調(diào)整，序號(hào)全亂了,可要是手動(dòng)一個(gè)一個(gè)改序號(hào)實(shí)在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決？
如果序號(hào)是不應(yīng)隨著表格其它內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話，那么在制作EXCEL表格時(shí)就應(yīng)將序號(hào)這一字段與其它字段分開，如在“總分”與“排名”之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設(shè)為隱藏，這樣在調(diào)整表格（數(shù)據(jù)清單）的內(nèi)容時(shí)就不會(huì)影響序號(hào)了。
9、用Excel2000做成的工資表，只有*個(gè)人有工資條的條頭（如編號(hào)、姓名、崗位工資.......)，想輸出成工資條的形式。怎么做？
這個(gè)問題應(yīng)該這樣解決：先復(fù)制一張工資表，然后在頁面設(shè)置中選中工作表選項(xiàng)，設(shè)置打印工作表行標(biāo)題，選好工資條的條頭，然后在每一個(gè)人之間插入行分頁符，再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可。
使用自定義方式重裝了一遍中文office97，Ｅxcel的打印紙選項(xiàng)中只有A4一種，怎么辦？
隨便安裝一個(gè)打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序就可以了。
10、在Ｅxcel中小數(shù)點(diǎn)無法輸入，按小數(shù)點(diǎn)，顯示的卻是逗號(hào)，無論怎樣設(shè)置選項(xiàng)都無濟(jì)于事，該怎么辦？
這是一個(gè)比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間，但說白了很簡單。在Ｗindows的控制面板中，點(diǎn)擊“區(qū)域設(shè)置”圖標(biāo)，在彈出的“區(qū)域設(shè)置屬性”對(duì)話面板上在“區(qū)域設(shè)置”里選擇“中文（中國）”，在“區(qū)域設(shè)置屬性”對(duì)話面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點(diǎn)改為“.”（未改前是“，”），按“確定”按鈕結(jié)束。這樣再打開Excel就一切都正常了。
11、如何快速選取特定區(qū)域？
使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2：A1000，zui簡便的方法是按F5鍵，出現(xiàn)“定位”窗口，在“引用”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2：A1000。
12、如何快速返回選中區(qū)域？
按Ctr BacksPae（即退格鍵）。
13、如何快速定位到單元格？
方法一：按F5鍵，出現(xiàn)“定位”對(duì)話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市“確定”按鈕即可。
方法二：單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框，輸入單元格地址即可。
14、“Ctrl＋*”的特殊功用
一般來說，當(dāng)處理一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時(shí)，通過選定表格中某個(gè)單元格，然后按下 Ctrl＋* 鍵可選定整個(gè)表格。Ctfl＋* 選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的zui大區(qū)域。
15．如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格？
有時(shí)，需要對(duì)工作表中所有包含公式的單元格加以保護(hù)，或填入與其它單元格不同的顏色，以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。以下方法可以幫助快速選取所有包含公式的單元格：選擇“編輯”＼“定位”，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對(duì)話框中選擇“公式”項(xiàng)，按“確定”按鈕即可。
16、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容？
選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按 Ctrl＋ Ener鍵，即可實(shí)現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。
17、只記得函數(shù)的名稱，但記不清函數(shù)的參數(shù)了，怎么辦？
如果你知道所要使用函數(shù)的名字，但又記不清它的所有參數(shù)格式，那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。
具體方法是：在編輯欄中輸入一個(gè)等號(hào)其后接函數(shù)名，然后按 Ctr＋ A鍵，Excel則自動(dòng)進(jìn)入“函數(shù)指南——步驟 2之2”。當(dāng)使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時(shí)，上述方法顯得特別有用。
18、如何把選定的一個(gè)或多個(gè)單元格拖放至新的位置？
按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法是：
選定單元格，按下Shift鍵，移動(dòng)鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭（空心箭頭），然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變?yōu)橐粋€(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變?yōu)榇怪?ldquo;工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，選定的一個(gè)或多個(gè)單元格就被拖放至新的位置。
19、如何讓屏幕上的工作空間變大？
可以將不用的工具欄隱藏，也可以*化Excel窗口，或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。
20、如何使用快捷菜單？
快捷菜單中包括了一些操作中zui常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個(gè)區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快捷菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。
21、如何使用快捷菜單？
快捷菜單中包括了一些操作中zui常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個(gè)區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快捷菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。
22、如何防止Excel自動(dòng)打開太多檔？
當(dāng)Excel啟動(dòng)時(shí)，它會(huì)自動(dòng)打開Xlstart目錄下的所有文件。當(dāng)該目錄下的文件過多時(shí)，Excel加載太多檔不但費(fèi)時(shí)而且還有可能出錯(cuò)。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外，還要防止EXcel打開替補(bǔ)啟動(dòng)目錄下的文件：選擇“工具”＼“選項(xiàng)”＼“普通”，將“替補(bǔ)啟動(dòng)目錄”一欄中的所有內(nèi)容刪除。
23、如何去掉網(wǎng)格線？
1）除去編輯窗口中的表格線，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，再選中“視圖”，找到“網(wǎng)格線”，使之失效；
2）除去打印時(shí)的未定義表格線
有時(shí)會(huì)出現(xiàn)這樣的情況：你在編輯時(shí)未定義的表格線（在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線），一般情況下在打印時(shí)是不會(huì)打印出來的，可有時(shí)卻偏偏不聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的“計(jì)算機(jī)”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊“檔”、“頁面設(shè)置”、“工作表”菜單，點(diǎn)擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框，取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。
24、如何快速格式化報(bào)表？
為了制作出美觀的報(bào)表，需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行格式化。有快捷方法，即自動(dòng)套用Excel預(yù)設(shè)的表格樣式。方法是：
選定操作區(qū)域，選取“格式”菜單中的“自動(dòng)套用格式”命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式，按“確定”按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體”等6個(gè)“應(yīng)用格式種類”選項(xiàng)，若某項(xiàng)前面的“x”不出現(xiàn)，則在套用表格樣式時(shí)就不會(huì)用該項(xiàng)。
25、如何快速地復(fù)制單元格的格式？
要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上，可使用“格式刷”按鈕。選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的“格式刷”按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)變成了刷子形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。
26、如何為表格添加斜線？
一般我們習(xí)慣表格上有斜線，而工作表本身并沒有提供該功能。其實(shí)，我們可以使用繪圖工具來實(shí)現(xiàn)：
單擊“繪圖”按鈕，選取“直線”，鼠標(biāo)變成十字型．將其移至要添加斜線的開始位置，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)至終止位置，釋放鼠標(biāo)，斜線就畫出來了。另外，使用“文字框”按鈕可以方便地在斜線上下方添加文字，但文字周圍有邊框，要想取消它，可選中文字框，調(diào)出快捷菜單，選擇“對(duì)象格式”＼“圖案”，選擇“無邊框”項(xiàng)即可。
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